眠たくなくする会議に必要なのは”ファシリテーション”

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 日常の会議では、やる必要がないものが多いなぁ、声のでかい人・よく喋る人の意見だけが取り上げられるなぁ、いろんなアイディアが出たけど結論がしょぼいなぁ、と感じている人は多いですよね。


 私も8割ぐらいの日々の会議は、必要がないなと感じています。ただ、意思決定の質を高めるためには、あるいは、納得感を持ってプロジェクトを進めていくためには、会議が欠かせません。なので、生産的な会議を行いましょう。そのために必要なのがファシリテーションです。


 データサイエンティストが急にファシリテーションを語り始めて、はてなが宙を舞っている方は多いかもしれませんが、データサイエンティストにこそファシリテーションは必要なんです。実力のあるデータサイエンティストは、担当者に分析結果の提案を実行してもらえることが多いです。それは、ファシリテーションの技術を使って分析プロセスを進めているからです。なので、データサイエンティストこそ学ぶべきなのです。いや、人と話すすべての人が学ぶべきことなのです。


ファシリテーションとは


 ファシリテーションとは、意思決定のプロセスをコントロールすることであり、議論を促したり、意見をまとめたりすることです。あくまでプロセスを管理するのが役目であり、最終決定者というわけではありません。しゃしゃり出ないようにしましょう。


 意思決定を行う上での大きなプロセスは4つあり、「場のデザイン」「意見の抽出」「構造化」「合意形成」です。


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場のデザイン


 ファシリテーターの主な役目は、ロジカルに意見をまとめることだと思われがちですが、実は場をデザインすることも同じくらい大事です。場のデザインとは、会議の目的・ゴールの認識を整えることや、会議室の雰囲気をよくすることです。


 会議の目的やゴールの認識を整えることの大事さは論を挟む余地はないですね。その上で、より会議の生産性を高めるためには、会議室の雰囲気を良くすることも大切です。例えば、机を協調性がうまれやすいように、大きな一つの机を囲むようにすることで、話しやすくなります。向かい合って座ると対立関係が生まれやすいため意見がまとまりづらくなります。更に、会議冒頭で軽い自己紹介などのアイスブレイクを行うことで、話しやすい空気が醸成されます。話しやすい雰囲気作りを心がけたいですね。


意見の抽出

 
 場のデザインができて話しやすい雰囲気になったら、参加者の適切な意見を引き出すしましょう。意見が出すぎて発散するよりは、意見がなさすぎてお通夜のようになってしまう方が悲惨ですよね。それを避けるためには、ファシリテーター自らが質問をして意見を引き出していきます。その際には、YesかNoかを問うクローズドクエスチョンによって、相手の考えを徐々に引き出しつつ、5W1Hを問うオープンクエスチョンによって意見を広げていきます。


 質問によって相手の考えを聞く起点を作りつつ、話し手がより良い意見を言えるように、聞く体勢も大切です。まさしく、傾聴に全集中です。話し手へのリアクションや、適度な要約をすることで、話し手は乗りに乗って意見を述べてくれます。相手の意図を汲み取って、相手が気づいていない深層心理も理解してあげるぐらいの気持ちが大事ですね。


構造化


 意見やアイディアが集まってきたら、その都度整理してまとめていかなければいけません。事実、根拠、主張を区分けし、論点を明らかにします。この際に、口頭での言いっぱなしだと、何を話しているかわからず、発散してしまいがちです。そこで、ホワイトボードを使い整理しながらすすめることで、空中戦から地上戦に変わり、理解しやすくなります。


 また、意見やアイディアのまとめ方には様々なフォーマットがあります。このフォーマットを使うと、構造化しやすくなります。まとめ方のフォーマットの例を以下に挙げます。思い出したら試してみましょう。

意義 具体例
もれなくダブりなく整理するツリー型 抜け漏れがなく原因の深堀りができる ロジックツリー
重なりが新たな発想を生むサークル型 意見の重なりや偏りがわかる 集合図(ベン図)
複雑なつながりを整理するフロー型 原因と結果の関係や時間的な関係を表せれる フローチャート
一刀両断に議論をきるマトリックス型 選択した軸で意見の位置が明確になる 意思決定マトリックス



合意形成


 意見が整理されたら、関係者で合意し、実行に移さなければいけません。会議は意思決定をする場ですが、決定されたことが実行されなければ意味がありませんよね。なので、Next Action を念頭に置いていない会議は無駄ですね。大抵の眠くなる会議は、自分のNext Actionがないからだと思います。


 会議で決まったことを実行に移すことに力を尽くさなければいけませんが、関係者がその内容を理解していないとなかなか進まないです。合意文章を作り関係者の合意を見えるようにする費用があります。また、誰が、いつまで、何をするかがわかる実行計画を作ることで、実行される可能性が高まります。適切なプロセスにより意思決定が行われてることで、多くの参加者の意見を汲み取って実行されるようになり、参加者のモチベーションが高まります。良いことですね。


意識すること


 ファシリテーターとして意識すべきことは、意思決定をする人になることではなく、意思決定を支援する人になるということです。ファシリテーターが意思決定をしてしまうと、プロセスの管理と最終決定の両方をやってしまい、独占的になってしまいます。ファシリテーターは、参加者が意見を出しやすいように場を整えたり、話しての意見を引き出したりすることに注力すべきですね。


 ファシリテーターの「facility」とは、「容易にする」という意味であり、意思決定がしやすいように、プロジェクトが進みやすいように、障壁取り除くことにこそ意義があります。


ファシリテーションの教科書

 
 今回は全体の一部分しか述べられなかったので、まだまだ物足りないかと思います。実際に実践する上では、背景知識や具体例があったほうが良いですね。そこで、本記事を書く上で参考にさせてもらった以下の本をおすすめします。具体例を含めより詳細に記述されているので、読むことでファシリテーションを実践できる可能性が高まるかと思います。